Zarządzanie obiegiem dokumentów i pracy

ISOF-Workflow jest przeznaczony zarówno dla klientów z sektora finansowego, jak i z obszaru MSP. Pracuje w przeglądarce WWW i zawiera rozwiązania z zakresu DMS i CRM. Ma duże znaczenie dla firm, które chcą kontrolować kierunki swoich działań oraz przyspieszyć i usprawnić pracę w poszczególnych działach.
Z dotychczasowych doświadczeń HEUTHES wynika, że jest on szczególnie przydatny w przedsiębiorstwach z branży finansowej. Nowoczesna architektura umożliwia zintegrowanie ISOF-Workflow z innymi systemami poprzez szynę ESB w koncepcji SOA. System jest również przystosowany do obsługi podpisu cyfrowego.

Obiegi dokumentów i pracy

Jedną z podstawowych funkcji systemu ISOF-Workflow jest obsługa mechanizmu obiegu dokumentów powstających w firmie lub też przychodzących do niej z zewnątrz, a także organizacja pracy grupowej (ang. workflow), tzn. możliwość zdefiniowania dla danego dokumentu lub grupy dokumentów procesu obróbki przez różne działy czy też osoby w firmie. Każda z osób pracuje nad dokumentem na swoim poziomie kompetencji, a następnie przekazuje go kolejnym pracownikom. Każdy etap obróbki jest ściśle określony zarówno co do osoby, która ma wykonać pracę jak i czasu potrzebnego do jej wykonania. W trakcie modelowania w systemie rzeczywistego procesu zachodzącego w firmie opisuje się tzw. stany, określające etapy obsługi dokumentu i osoby odpowiedzialne oraz akcje, czyli czynności możliwe do wykonania dla określonego stanu.

Raporty postępu prac w obiegach

Obok samej możliwości obsługi pracy w obiegach niezwykle ważne jest zagadnienie raportowania i kontroli postępu prac. System zawiera rozbudowany moduł raportów i analiz. Dzięki niemu dokumenty można dowolnie przeszukiwać i grupować według określonych zapytań i warunków. Raporty mogą być wyświetlane w postaci tabelarycznej lub graficznej za pomocą diagramu stanów UML uwzględniającego harmonogram. Historia zdarzeń jest automatycznie zapisywana podczas obsługi dokumentu. Gromadzone są m.in. informacje o tym kiedy i jaki użytkownik wykonał określoną akcję (utworzenie, czytanie, przesunięcie, skasowanie dokumentu, itp.) oraz w jakich stanach i u jakich użytkowników znajdował się dokument podczas trwania konkretnego obiegu.

Formularze

Cechą szczególną ISOF-Workflow jest m.in. rozbudowany moduł definiowania, wysyłania w obiegi, wypełniania i raportowania formularzy. Dzięki niemu bardzo łatwo można wysłać, odebrać i przetworzyć dowolną ilość informacji krążących pomiędzy dużą liczbą osób w firmach i instytucjach o złożonej i rozproszonej strukturze. Formularze są jednym z wielu typów przetwarzanych dokumentów. Mogą stanowić rozszerzenie standardowo dostępnych w systemie informacji (np. o danych kontrahenta, Aktywnościach CRM, fakturach zakupu i sprzedaży). Wzbogacają je o zestaw danych specyficznych dla obszaru działalności użytkowników systemu. Pozwalają tym samym obsłużyć dodatkowe przypadki występujące w codziennej działalności firm. Formularze mogą być również wysyłane w obieg DMS i podlegać procesowi obsługi pracy grupowej. Dzięki temu ISOF-Workflow umożliwia przykładowo bankom wdrożenie nowego obiegu dokumentów, związanego z wprowadzanymi produktami bankowymi, w ciągu zaledwie kilku godzin.

Inne zaawansowane funkcje systemu

Inne charakterystyczne funkcjonalności systemu to obsługa harmonogramów i reguł. Harmonogram dokumentu umożliwia określanie dopuszczalnych terminów przebywania dokumentów w poszczególnych stanach obiegów. Reguły obsługi to zestaw zdefiniowanych wcześniej warunków. Są one sprawdzane, gdy dokument wchodzi do danego stanu. Jeżeli warunki reguły zostaną spełnione, wykonana zostaje akcja, którą zdefiniowano w definicji reguły. Oprócz powyższych system zapewnia również klasyfikowanie i kategoryzowanie dokumentów, wyszukiwanie całotekstowe, zarządzanie wersjami oraz subskrypcjami dokumentów. Ciekawa jest także funkcja Tablicy wyników (ang. Dashboard), która stanowi mechanizm prezentacji wykresów i raportów generowanych w oparciu o dane gromadzone w systemie.

Niskie koszty

System może być uruchomiony w systemie operacyjnym Linux i korzystać z bazy danych PostgreSQL (Open Source) co znacznie obniża koszty przy dużych instalacjach.

Dwa modele pracy z systemem

Firma oferuje dwa modele korzystania z systemu. Pierwszy z nich to wynajem aplikacji na serwerach HEUTHES, tzw. outsourcing (SaaS). Drugi polega na zakupie licencji. Dla każdej z wybranych form zakupu gwarantowane jest dostosowanie systemu do zmieniających się wymogów prawnych oraz związana z eksploatacją systemu pomoc wdrożeniowa, merytoryczna i serwisowa.

Wykorzystanie ISOF-Workflow w praktyce

Funkcjonalność zawarta w ISOF-Workflow powoduje, że system doskonale sprawdza się w obsłudze formularzy w bankach, obiegów korespondencji, archiwizacji dokumentów i poczty elektronicznej oraz obiegów faktur elektronicznych i zakupowych.

Pobierz możliwości ISOF-Workflow