Podpis i pieczęć cyfrowa

Dokumenty w module DMS mogą być przekształcone finalnie do postaci plików PDF/A (archiwalnych PDF). Format ten jest przeznaczony do długoterminowej archiwizacji danych elektronicznych z zachowaniem struktury pliku, która pomimo obserwowanego rozwoju dokumentów elektronicznych ma umożliwić odtworzenie w przyszłości niezmienionych dokumentów.

Dodanie do takich dokumentów podpisu lub pieczęci cyfrowej (do faktur również załączników w standardzie EDI-XML GS1) powoduje, że dokumenty te stają się zabezpieczone. Pieczęć cyfrowa, w odróżnieniu od podpisu cyfrowego, może być w firmie przypisana do wielu osób, ułatwiając obieg pracy grupowej. Pieczęć i podpis zapewniają nienaruszalność treści i dat oraz niezaprzeczalność pochodzenia pliku. Tym samym dokumenty elektroniczne mogą być traktowane równorzędnie w stosunku do dokumentów papierowych opieczętowanych tradycyjną metodą. Przyczynia się to w firmach do znacznych oszczędności przez zastąpienie papieru ich reprezentacją elektroniczną.