Podpis cyfrowy i pieczęć cyfrowa

Podpis cyfrowy to nowoczesna forma podpisywania wszelkich dokumentów występujących w formie elektronicznej. Jest on odpowiednikiem podpisu odręcznego stawianego na dokumencie papierowym. Dzięki niemu wszystkie dokumenty można przesyłać w formie elektronicznej. Gwarantuje on i jednocześnie weryfikuje autentyczność osoby podpisującej. Pieczęć cyfrowa, w odróżnieniu od podpisu cyfrowego, może być w firmie przypisana do wielu osób, ułatwiając obieg pracy grupowej. Jest często wykorzystywana do podpisywania dokumentów przez uprawnione osoby z poszczególnych działów firmy np.: finansowego.

W systemie ISOF można podpisywać dokumenty cyfrowe dwiema metodami (pieczęcią i podpisem cyfrowym):

• pieczęcią firmową kwalifikowaną (Szafir KIR), a także niekwalifikowaną (wydawaną przez HEUTHES lub samodzielnie),
• podpisem kwalifikowanym (przykładowe certyfikaty to Certum ASSECO, Szafir KIR i inne) oraz niekwalifikowanym (wydawanym przez HEUTHES lub samodzielnie).

W systemie ISOF dostępne są poniższe profile podpisów dla pieczęci i podpisów cyfrowych przy podpisywaniu plików:

• PDF
  • PAdES widoczny (dedykowany do podpisywania plików PDF, z widoczną grafiką z podpisem, z informacją kto i kiedy podpisał, z opcjonalnym uzasadnieniem i znakiem graficznym, w wybranym miejscu, na wybranej stronie),
  • PAdES niewidoczny (dedykowany do podpisywania plików PDF, bez widocznej grafiki z podpisem, uruchomienie funkcji ‘weryfikacja podpisu’ umożliwia odczytanie informacji o podpisie),
  • XAdES otaczający (podpisywany dokument i podpis są razem w kopercie XML),
  • XAdES zewnętrzny (podpisywany dokument i podpis są w osobnych plikach),
• XML
  • XAdES otoczony (stosowany do podpisywania plików w formacie XML, szeroko wykorzystywany w obrębie EDI oraz do przesyłania deklaracji i rozliczeń do urzędów publicznych, m.in. Ministerstwa Finansów i ZUS),
  • XAdES otaczający,
  • XAdES zewnętrzny,
  • XAdES równoległy (podpisywany dokument może posiadać kilka podpisów równocześnie),
• pozostałych typów plików
  • XAdES zewnętrzny.

W systemie ISOF pieczęć cyfrowa jest powszechnie używana do uwiarygodniania faktur sprzedażowych. Dzięki modułowi DMS istnieje możliwość pieczętowania również innych dokumentów, np. korespondencji elektronicznej, ofert i ulotek handlowych, prawnych rozporządzeń firmowych i oficjalnych dokumentów firmowych.

Zaletą pieczęci kwalifikowanej jest również rozpoznawanie jej zarówno przez wszystkie przeglądarki i dokumenty w nich wyszukiwane, jak i popularny czytnik plików PDF Adobe Acrobat. Stosując kwalifikowaną pieczęć cyfrową nie trzeba wgrywać certyfikatu CA HEUTHES ponieważ znajduje się on w zestawie urzędów certyfikacyjnych, standardowo w przeglądarce.

Kwalifikowana pieczęć cyfrowa w ISOF spełnia wszystkie wymogi prawa UE i jest zgodna z rozporządzeniem eIDAS.

Podpis cyfrowy widoczny (visible) bardzo upraszcza i przyspiesza wszelkie procedury formalne, pozwala zaoszczędzić czas poprzez możliwość przesyłania dokumentów drogą elektroniczną.

W systemie ISOF można mieć kilka zdefiniowanych jednocześnie podpisów np.: kwalifikowany oraz niekwalifikowany.

Dokumenty w DMS mogą być przekształcone finalnie do postaci plików PDF/A (archiwalnych PDF). Format ten jest przeznaczony do długoterminowej archiwizacji danych elektronicznych z zachowaniem struktury pliku, która pomimo obserwowanego rozwoju dokumentów elektronicznych ma umożliwić odtworzenie w przyszłości niezmienionych dokumentów. Dodanie do takich dokumentów podpisu cyfrowego lub pieczęci cyfrowej powoduje, że dokumenty te stają się zabezpieczone.

Obydwie metody (podpis i pieczęć) zapewniają nienaruszalność treści i dat oraz niezaprzeczalność pochodzenia pliku. Tym samym dokumenty elektroniczne mogą być traktowane równorzędnie w stosunku do dokumentów papierowych opieczętowanych tradycyjną metodą. Przyczynia się to do znacznych oszczędności w firmach przez zastąpienie papieru ich reprezentacją elektroniczną.

Podpisywanie dokumentów wykonuje się w wygodny dla użytkownika sposób na serwerze systemu, bez udziału jego stacji roboczej. Weryfikowanie pieczęci jest możliwe wprost w systemie po wybraniu odpowiedniej funkcji z menu. Dzięki temu niekoniecznie trzeba to robić na lokalnej stacji roboczej po otwarciu dokumentu w przeglądarce Acrobat Reader, która zawiera takie mechanizmy.