AI w ISOF

Jedną z najważniejszych funkcjonalności AI w systemie ISOF są konsultacje dokumentów realizowane bezpośrednio w module DMS. Użytkownik może prowadzić dialog ze sztuczną inteligencją podczas pracy nad dokumentem, bez konieczności kopiowania jego treści do zewnętrznych aplikacji.

Podczas konsultacji AI może między innymi:

• odpowiadać na pytania dotyczące treści dokumentu,
• wskazywać nieścisłości i potencjalne błędy,
• przygotowywać streszczenia,
• tłumaczyć dokumenty na wybrane języki,
• poprawiać styl i jakość tekstu,
• generować odpowiedzi na pisma, wiadomości oraz zapytania.

Wyniki konsultacji mogą zostać zapisane jako dokumenty powiązane z dokumentem źródłowym, dzięki czemu stają się częścią dokumentacji prowadzonej sprawy i mogą być wykorzystane na kolejnych etapach procesu biznesowego.

Takie rozwiązanie znacząco usprawnia codzienną pracę użytkowników, skraca czas opracowywania dokumentacji oraz eliminuje konieczność korzystania z zewnętrznych narzędzi AI.

System AI w ISOF umożliwia analizę nie tylko pojedynczych dokumentów, ale również całych zbiorów informacji związanych z realizowanym procesem biznesowym. Analiza może obejmować dokument źródłowy, zestaw dokumentów, dokumenty powiązane w ramach jednego obiegu Workflow lub całe katalogi przechowywane w module DMS.

Dzięki technologii semantycznej HEUTHES-DAIE system rozpoznaje zależności pomiędzy dokumentami i uwzględnia ich wzajemny kontekst. Umożliwia to jednoczesną analizę na przykład oferty, zamówienia, faktury, korespondencji oraz wszystkich powiązanych załączników i przygotowanie odpowiedzi odnoszącej się do całej sprawy, a nie wyłącznie do pojedynczego dokumentu.

Takie podejście sprawdza się również podczas analizy zgłoszeń serwisowych wraz z historią wcześniejszych działań, dostarczając użytkownikowi pełniejszego obrazu analizowanego procesu.

Agenci AI realizują w systemie ISOF zadania wymagające automatycznej analizy informacji oraz wykonywania działań zgodnie z regułami biznesowymi obowiązującymi w przedsiębiorstwie. Stanowią aktywny element procesów realizowanych w systemie ERP, DMS i Workflow.

W zależności od konfiguracji mogą:

• analizować dane zgromadzone w systemie ERP,
• weryfikować poprawność dokumentów,
• przygotowywać odpowiedzi na zgłoszenia,
• wspierać obsługę klientów,
• klasyfikować dokumenty i sprawy,
• proponować kolejne działania w procesach biznesowych.

Przykładowo Agent AI może automatycznie sprawdzić fakturę pod względem zgodności z wymaganiami KSeF, poprawności rachunkowej, kompletności danych lub zgodności z wewnętrznymi procedurami przedsiębiorstwa jeszcze przed przekazaniem dokumentu do kolejnego etapu akceptacji. Podobnie może analizować zgłoszenia serwisowe, oferty handlowe czy zamówienia, identyfikując najważniejsze informacje i przygotowując rekomendacje dla użytkownika.

Kierunkiem dalszego rozwoju rozwiązania jest rozszerzanie kompetencji Agentów AI oraz ich integracja z systemami zewnętrznymi, w szczególności systemami bankowymi i innymi aplikacjami współpracującymi z ISOF. Pozwoli to automatyzować procesy obejmujące wiele niezależnych środowisk informatycznych i jeszcze szerzej wykorzystywać sztuczną inteligencję w działalności przedsiębiorstwa.

Moduły DMS (Document Management System) oraz procesy Workflow należą do obszarów systemu ISOF, w których sztuczna inteligencja znajduje najszersze zastosowanie. AI wspiera użytkowników na każdym etapie pracy z dokumentami – od ich rejestracji i analizy treści, poprzez konsultacje i weryfikację, aż po automatyzację procesów biznesowych realizowanych w obiegach dokumentów.

Mechanizmy sztucznej inteligencji mogą analizować:

• pojedyncze dokumenty,
• załączniki,
• komplet dokumentów dotyczących jednej sprawy,
• całe katalogi dokumentów,
• dokumenty powiązane w ramach jednego procesu Workflow.

Dzięki ścisłej integracji z ERP, DMS/Workflow możliwe jest nie tylko wyszukiwanie informacji, lecz również ich interpretacja, przygotowywanie odpowiedzi oraz wspomaganie podejmowania decyzji biznesowych.

Jednym z najważniejszych zastosowań sztucznej inteligencji w systemie ISOF jest automatyczna weryfikacja dokumentów uczestniczących w procesach biznesowych. Agent AI może analizować dokument natychmiast po jego zarejestrowaniu w module DMS lub wprowadzeniu do obiegu Workflow, jeszcze przed przekazaniem go do kolejnych etapów akceptacji.

Analiza wykonywana jest automatycznie i może obejmować zarówno dokumenty utworzone w systemie, jak i dokumenty pochodzące z zewnętrznych źródeł.

Przykładowo AI może sprawdzać:

• kompletność wymaganych danych,
• zgodność z wymaganiami KSeF,
• poprawność rachunkową,
• poprawność księgową,
• zgodność z procedurami obowiązującymi w przedsiębiorstwie,
• brakujące informacje i potencjalne błędy.

Wyniki analizy mogą zostać zapisane jako element procesu Workflow i wykorzystane jako warunki przejścia do kolejnych etapów obiegu dokumentów. Pozwala to automatycznie kierować dokumenty do odpowiednich osób, zatrzymywać sprawy wymagające wyjaśnień lub pomijać część czynności kontrolnych w przypadku dokumentów spełniających wszystkie zdefiniowane kryteria.

Rozwiązanie przyspiesza realizację procesów, ogranicza liczbę błędów oraz zwiększa bezpieczeństwo przetwarzania dokumentów.

Jedną z podstawowych funkcjonalności AI w module DMS jest możliwość prowadzenia konsultacji z dokumentami bezpośrednio w środowisku systemu ISOF. Użytkownik może zadawać pytania dotyczące treści dokumentu, analizować jego zawartość oraz korzystać z funkcji sztucznej inteligencji bez konieczności kopiowania tekstu do zewnętrznych aplikacji.

Dokument pozostaje dostępny w jednym oknie, natomiast odpowiedzi AI prezentowane są równolegle, co umożliwia wygodną pracę z dokumentacją.

Podczas konsultacji AI może:

• streszczać dokumenty,
• tłumaczyć je na wybrane języki,
• poprawiać jakość i styl tekstu,
• wyjaśniać treść,
• przygotowywać odpowiedzi na pisma i wiadomości,
• wyszukiwać wskazane informacje,
• oceniać zgodność dokumentów z określonymi wymaganiami.

Wyniki konsultacji mogą zostać zapisane jako dokumenty powiązane z dokumentem źródłowym. Dzięki temu stają się częścią dokumentacji prowadzonej sprawy i mogą być wykorzystywane na kolejnych etapach procesu biznesowego.

Jedną z największych przewag systemu AI w ISOF jest możliwość analizy całych zbiorów dokumentów, a nie wyłącznie pojedynczych plików.

System może analizować komplet dokumentów związanych z realizacją jednej sprawy, dokumenty znajdujące się w wybranym katalogu, dokumenty powiązane relacjami systemowymi oraz dokumenty uczestniczące w jednym procesie Workflow. Dzięki temu użytkownik otrzymuje odpowiedzi odnoszące się do całego procesu biznesowego.

Przykładowo AI może jednocześnie przeanalizować:

• ofertę,
• zamówienie,
• fakturę,
• dokumenty magazynowe,
• korespondencję,
• wszystkie powiązane załączniki.

Na tej podstawie system może przygotować podsumowanie sprawy, wskazać rozbieżności pomiędzy dokumentami, odpowiedzieć na pytania dotyczące całego procesu lub wyszukać informacje znajdujące się w różnych dokumentach.

Możliwość ta została zrealizowana dzięki technologii HEUTHES-DAIE wykorzystującej semantyczną analizę dokumentów. Dokumenty są indeksowane według znaczenia i kontekstu, a nie jedynie występowania określonych słów. Podczas analizy system wyszukuje najbardziej istotne fragmenty informacji i przekazuje je do modelu AI, dzięki czemu odpowiedzi uwzględniają zależności pomiędzy dokumentami oraz kontekst całej sprawy.

Takie podejście zwiększa trafność odpowiedzi, ogranicza liczbę przetwarzanych tokenów i umożliwia analizę bardzo dużych zbiorów dokumentów przy zachowaniu wysokiej wydajności.

W praktyce oznacza to możliwość prowadzenia konsultacji z całą dokumentacją sprawy, a nie wyłącznie z pojedynczym dokumentem, co znacząco zwiększa wartość biznesową wykorzystania sztucznej inteligencji w systemie ISOF.

Portal Serwisowy oraz CRM Serwisowy systemu ISOF wykorzystują sztuczną inteligencję do wspomagania obsługi zgłoszeń klientów już od momentu ich rejestracji.

Agent AI analizuje jednocześnie:

• treść zgłoszenia,
• historię wcześniejszych zgłoszeń,
• dokumentację techniczną,
• bazę wiedzy,
• dokumenty,
• zdjęcia,
• pliki PDF oraz inne załączniki.

Dzięki temu uzyskuje pełny kontekst zgłaszanego problemu.

Na podstawie przeprowadzonej analizy AI może automatycznie sklasyfikować zgłoszenie, określić jego priorytet, wskazać najbardziej prawdopodobną przyczynę problemu oraz zaproponować sposób jego rozwiązania. System może również wyszukać podobne zgłoszenia rozwiązane wcześniej i wykorzystać zgromadzoną wiedzę do przygotowania rekomendacji dla konsultanta.

Sztuczna inteligencja może także przygotować projekt odpowiedzi dla klienta uwzględniający historię korespondencji oraz procedury obowiązujące w przedsiębiorstwie. Ostateczna odpowiedź pozostaje pod kontrolą pracownika, który może ją zaakceptować lub uzupełnić.

W kolejnych etapach rozwoju planowane jest dalsze rozszerzanie kompetencji Agentów AI, umożliwiające automatyzację coraz większej liczby czynności realizowanych w procesie obsługi serwisowej.

W przeciwieństwie do tradycyjnych raportów BI sztuczna inteligencja w systemie ISOF nie ogranicza się do prezentacji danych. Analizuje wyniki, interpretuje zależności, wskazuje trendy oraz pomaga formułować wnioski wspierające podejmowanie decyzji biznesowych.

Raporty AI mogą być wykonywane na żądanie użytkownika lub automatycznie zgodnie z ustalonym harmonogramem, a ich wyniki mają postać zarówno danych liczbowych, jak i opisowych analiz przygotowanych w języku naturalnym.

Raporty ad hoc wykorzystujące sztuczną inteligencję umożliwiają przygotowywanie analiz biznesowych poprzez zadawanie pytań w języku naturalnym. Użytkownik nie musi znać struktury bazy danych ani budować zapytań SQL - wystarczy opisać oczekiwany wynik.

AI interpretuje treść pytania, analizuje dane zgromadzone w systemie ERP i przygotowuje odpowiedź w czytelnej postaci. W przeciwieństwie do klasycznych raportów system nie tylko prezentuje dane, ale również wskazuje zależności, trendy, anomalie oraz może przygotować komentarz do uzyskanych wyników.

Raporty ad hoc sprawdzają się zarówno podczas codziennej pracy użytkowników, jak i przy analizach wykonywanych na potrzeby kierownictwa czy zarządu.

Często wykonywane analizy mogą zostać zapisane jako szablony raportów AI. Szablon zawiera zdefiniowany prompt określający zakres analizy, sposób prezentacji wyników oraz parametry przekazywane podczas uruchamiania.

Dzięki temu użytkownik nie musi każdorazowo ponownie formułować zapytania. Wystarczy uruchomić wcześniej przygotowany szablon, który może być wykorzystywany indywidualnie lub udostępniany innym użytkownikom przedsiębiorstwa.

Rozwiązanie ułatwia standaryzację raportowania, skraca czas wykonywania powtarzalnych analiz oraz pozwala budować wspólną bibliotekę raportów AI.

System ISOF umożliwia automatyczne wykonywanie raportów AI zgodnie z określonym harmonogramem. Raport może zostać uruchomiony o wskazanej godzinie, codziennie, raz w tygodniu lub w innych zdefiniowanych odstępach czasu, bez udziału użytkownika. Po zakończeniu analizy system może:

• wysłać powiadomienie o dostępności wyników,
• przekazać raport wskazanym odbiorcom,
• udostępnić wyniki w systemie ISOF.

Mechanizm ten pozwala wykonywać analizy w trybie offline, również poza godzinami pracy użytkowników, ograniczając obciążenie systemu w ciągu dnia.

Raporty cykliczne znajdują zastosowanie przede wszystkim w raportowaniu zarządczym, analizach sprzedaży, monitorowaniu stanów magazynowych oraz bieżącej kontroli wskaźników biznesowych wymagających regularnej aktualizacji.

• Pokaż klientów, którzy składają zamówienia po godzinie 20:00.
• Wyświetl klientów z obrotami poniżej 10 000 zł.
• Wyświetl klientów z obrotami powyżej 100 000 zł.
• Którzy klienci zwiększyli zakupy o ponad 30% względem ubiegłego roku?
• Którzy klienci przestali składać zamówienia?
• Pokaż 20 największych klientów według sprzedaży.
• Którzy handlowcy osiągnęli najwyższą sprzedaż w tym miesiącu?
• Jakie produkty sprzedają się najlepiej w piątki?
• Które towary są najczęściej kupowane razem?
• Jakie są średnia i mediana wartości zamówień?

• Przygotuj raport magazynowy z ostatnich 3 lat.
• Które towary zalegają najdłużej w magazynie?
• Jakie produkty nie miały żadnego ruchu przez ostatnie 12 miesięcy?
• Które indeksy magazynowe osiągnęły stan minimalny?
• Jakie towary będą wymagały uzupełnienia w ciągu najbliższych 30 dni?
• Pokaż produkty o największej rotacji.
• Wskaż towary generujące największą wartość zapasów.

• Które faktury są przeterminowane o więcej niż 30 dni?
• Pokaż klientów z największym zadłużeniem.
• Jaka była miesięczna sprzedaż w ostatnich trzech latach?
• Porównaj sprzedaż rok do roku.
• Pokaż miesiące o najwyższej rentowności.
• Oblicz średni termin płatności klientów.

• Którzy dostawcy najczęściej realizują dostawy po terminie?
• Jak zmieniały się ceny zakupu wybranego produktu?
• Pokaż największe zakupy według dostawców.
• Wskaż dostawców, u których warto renegocjować ceny.

• Jakie były najczęstsze przyczyny reklamacji?
• Pokaż klientów, którzy kupują sezonowo.
• Wskaż produkty o największej marży.
• Znajdź nietypowe wzrosty sprzedaży.
• Wskaż anomalie w sprzedaży z ostatnich 12 miesięcy.
• Które grupy klientów generują największy zysk?
• Jakie trendy sprzedażowe można zauważyć w ostatnich trzech latach?
• Podsumuj najważniejsze zmiany sprzedaży w bieżącym kwartale.
• Wskaż obszary wymagające uwagi zarządu.

• Podsumuj sprzedaż w bieżącym miesiącu.
• Przygotuj raport dla zarządu z najważniejszymi wskaźnikami.
• Opisz przyczyny spadku sprzedaży.
• Porównaj wyniki oddziałów i wskaż najlepszy.
• Wygeneruj komentarz do wyników finansowych.
• Zaproponuj działania mogące zwiększyć sprzedaż.